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La méthode GTD de gestion du temps

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La méthode GTD est un outil intéressant pour gérer le temps, afin d’obtenir une plus grande productivité. Contrairement aux autres méthodes, celle-ci ne se concentre pas sur la définition des priorités, mais sur l’organisation intelligente et l’évacuation des tâches en suspens.

La méthode GTD a été créée par le consultant David Allenqui a écrit un livre à ce sujet avec le titre en espagnol : « Organisez-vous efficacement ».. L’acronyme GTD fait référence aux mots Faire avancer les chosesqui signifie littéralement « résoudre des choses ».

L’esprit conscient, comme l’écran d’ordinateur, ne sert qu’à se concentrer sur les choses, et non à les stocker”.

-David Allen-

Après avoir analysé plusieurs environnements de travail, Allen a conclu que de nombreuses personnes rencontrent des blocages dans l’accomplissement de leurs tâches et que ceux-ci sont principalement dus à une mauvaise planification.

Une stratégie de planification ne peut pas être une simple liste de choses à faire, mais nécessite l’utilisation de critères plus détaillés, qui sont définis dans la méthode GTD.

Une femme qui a des soucis d'informatique

Les bases de la méthode GTD

La méthode GTD est basée sur quelque chose que nous connaissons tous par le bon sensIl vaut mieux réfléchir avant d’agir. Bien que cela ait été répété des millions de fois, il n’est pas rare que le contraire se produise.

Il y a des tâches auxquelles on ne pense généralement pas, par exemple la rédaction de rapports. Apparemment, il n’y a rien à penser mais simplement à faire.

Allen indique que ce n’est pas le cas. Chaque tâche à réaliser nécessite une réflexion sur deux points : ce que nous espérons réaliser avec elle et les mesures à prendre pour la mener à bien. Souvent, une tâche est rendue difficile ou n’est pas menée à bien de manière efficace précisément parce que ces deux aspects n’ont pas été pensés auparavant.

David Allen souligne également que la mémoire, ou le « système de rappel interne », est assez faillible. Pour améliorer cette situation, il convient de « vider » fréquemment cette mémoireL’objectif est de garantir que les actions pertinentes à mener à un moment donné sont prises en compte.

Les principes de la méthode

La méthode GTD est basée sur un ensemble de principes, exprimés en mots clés. Ces mots sont : Collecter, traiter, organiser, examiner et faire. Chacun d’entre eux comprend une série de processus, nécessaires à l’accomplissement efficace d’une tâche.

Examinons chacun des principes :

  • Collectionner. Il s’agit d’élaborer une « mémoire externe ». Elle consiste à noter toutes les tâches à effectuer, qu’elles soient importantes ou non. Cela les garde hors de l’esprit et « laisse de l’espace » dans l’esprit.
  • Processus. Il s’agit de décider de ce qu’il faut faire pour chacune des tâches à accomplir. Il peut s’agir d’une mise au rebut, d’une délégation, d’une mise en service ou d’un archivage.
  • Organiser. Il s’agit de définir le moment où les tâches doivent être exécutées. Ainsi, chaque tâche doit finir par être classée dans l’une des catégories suivantes : action à venir, projet, attente et « un jour ».
  • Consultez le site. La « mémoire externe » devrait être revue fréquemment pour évaluer l’état de ces tâches en cours ou inachevées et les reclasser, si nécessaire.
  • Faire. Elle consiste à exécuter, comme prévu.

En ce qui concerne ces principes, Allen souligne que toute tâche qui peut être exécutée en moins de deux minutes doit être effectuée immédiatement. En outre, vous ne devez pas traiter plus d’un élément à la fois et vous devez disposer d’un système de rappel simple et agréable.

Une femme réfléchit à la manière de gérer son temps au travail

Niveaux d’altitude

David Allen indique que les tâches ont également des « niveaux d’altitude » différents. Une telle « altitude » est liée à leur portée. Les niveaux les plus élevés déterminent les autres, mais les niveaux les plus bas sont ceux qui doivent être exécutés en premier.

Les niveaux d’altitude sont les suivants :

  • Actions ou piste. Elles correspondent aux tâches qui peuvent être effectuées en même temps, au même endroit et en même temps, dans un court laps de temps.
  • Projets ou 3 000 mètres d’altitude. Dans la méthode GTD, un projet est toute tâche qui nécessite l’exécution de plus d’une action.
  • Domaines d’intervention et de responsabilité o 6 000 mètres. C’est la définition de l’engagement quotidien, au niveau du travail.
  • Buts et objectifs ou 9 000 mètres. Il représente l’endroit où vous voulez aller et indique comment y parvenir.
  • Vision ou 12 000 mètres. Il s’agit de l’identification des objectifs vitaux. Comment chaque personne souhaite que sa vie soit à moyen terme en termes de travail.
  • Objectif et principes ou 15 000 mètres et plus. Elle définit les raisons pour lesquelles ce qui est fait est fait et les valeurs auxquelles il correspond.

Comme vous pouvez le voir, la méthode GTD consiste principalement en une analyse des activités à réaliserL’objectif est de les classer en fonction du temps dont ils disposent et de leur degré d’importance. Tout cela conformément aux plans, aux objectifs, à la vision et aux principes.

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