Nous avons presque tous fait une liste de choses à faire à un moment donné, surtout lorsque nous avons beaucoup de choses à faire. Le plus souvent, nous écrivons simplement une colonne de boucles d’oreille et nous marquons les activités que nous avons menées à bien.
De plus, il est très fréquent que plusieurs activités soient laissées inachevées à la fin ou que l’on parcoure toute la liste des tâches. Cependant, le fait que nous fassions cet exercice spontanément ne signifie qu’une chose : nous apprécions ces listes et savons que nous devons respecter un ordre minimum dans la planification de ce que nous allons faire.
La première étape pour qu’une liste de tâches soit valable est de bien la dresser. La meilleure façon de dresser une de ces listes n’est pas simplement en écrivant les boucles d’oreille, mais en les classant par ordre de priorité, avec des délais et des résultats concrets à atteindre. Voyons voir.
“Le temps est ce que nous voulons le plus, mais ce que nous utilisons le plus”.
-William Penn-
Gestion du temps
On parle beaucoup de la gestion du temps, car c’est vraiment une ressource très précieuse. Le temps, c’est la vie, et si nous ne le gérons pas correctement, il est tout simplement gaspillé sans que nous sachions très bien pourquoi. L’objectif de la gestion du temps est d’avoir plus de temps libre pour profiter du meilleur de la vie.
Certains disent que il est faux de parler de gestion du temps, mais nous devrions plutôt parler de gestion de l’énergie. Le temps est là et il progresse, quoi que nous fassions à ce sujet. Ce n’est pas quelque chose que l’on peut gérer, allonger ou raccourcir.
Au-delà de la gestion du temps, l’important est de gérer notre énergie. Cela signifie, organiser les temps de travail et de repos de manière à ne pas se surcharger, se fatiguer ou atteindre ses limites. C’est aussi se réserver des moments pour recharger son énergie et ainsi maintenir un équilibre.
La liste des tâches
La liste des tâches est un outil très utile pour organiser le temps et gérer correctement notre énergie. Selon les circonstances, nous pouvons dresser une liste de choses à faire quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Cela dépend principalement de la probabilité réelle que nous ayons à exercer une activité.
Certaines activités, oui ou oui, nous devons les développer avec une périodicité marquée. D’autres dépendent de facteurs externes ou de décisions d’autres personnes et nous ne pouvons pas prédire si nous devrons les prendre ou non. Par exemple, réclamer une facture ou que d’autres ont besoin de notre aide.
La plupart des gens ont un bon nombre d’activités qui sont stables. Par conséquent, il est préférable de dresser une liste de tâches hebdomadaire, s’il y a également peu d’activités prévisibles, ou mensuelle, si ce sont les activités prévisibles qui importent.
La pertinence, un facteur décisif
Pour que la liste de tâches fonctionne, elle doit idéalement présenter certaines caractéristiques qui la rendent fonctionnelle. La première est qu’elle est organisée en termes de priorités. Au début de la journée et au début de la semaine, les activités les plus pertinentes et les plus difficiles doivent être réalisées.
De même, toujours, à la fin de la journée et de la semaine devraient aller les tâches les plus simples, celles qui demandent moins d’efforts et qui, en même temps, sont moins déterminantes.
Le plus difficile est d’établir des priorités, car en principe tout le monde Il nous semble qu’il y a trop de choses pertinentes à notre ordre du jour et, à première vue, nous pouvons hésiter à les classer.
Si vous analysez attentivement, vous vous rendrez compte que ce n’est pas vraiment le cas. Si vous devez faire deux rapports, par exemple, l’un est probablement plus important que l’autre.
De même, lors de l’élaboration du rapport, il est beaucoup plus important de préciser les idées centrales que de l’imprimer. Ainsi, dans cet exemple, vous devez d’abord souligner les idées centrales du rapport le plus difficile. Et ainsi de suite.
Autres détails pour notre liste de tâches
La première étape consiste donc à établir un ordre de priorité de vos tâches et, dans le cadre de chacune d’entre elles, à hiérarchiser les activités nécessaires à sa réalisation. Idéalement, votre liste ne devrait pas comporter de généralités telles que « faire le rapport » (pour suivre l’exemple ci-dessus)mais pour « identifier les trois idées principales du rapport ».
Il convient que les tâches importantes à accomplir dans la journée ne dépassent pas trois heures et qu’elles soient toutes programmées pour être effectuées à la première heure du matin le matin, au début de la semaine et au début du mois. Si vous souhaitez une liste de tâches encore plus efficace, l’idéal serait de définir vos tâches en termes d’objectifs mesurables. Dans notre exemple, « noter trois idées » parle d’un objectif quantifié. Si c’est quatre, c’est mieux, mais au moins trois.
Enfin, il est bon de fixer une limite de temps pour chaque activité. Il s’agit, dans de nombreux cas, d’un exercice de réalisme. Ainsi, chaque tâche doit avoir son propre calendrier. Prévoyez une courte pause entre les tâches, ainsi qu’au moins une longue pause pendant la semaine.
